Factura electrónica

I. ¿Qué es?

Es un mecanismo alternativo de comprobación de ingresos, egresos y propiedad de mercancías en traslado por medios electrónicos.
Utiliza tecnología 100% digital en su generación, procesamiento, transmisión y almacenamiento de datos.
Es una solución tecnológica al alcance de la mayoría de los contribuyentes sin importar su tamaño. *Definición del SAT

Características de la FE.

La FE, como todos los comprobantes fiscales digitales, es:

Íntegra. Garantiza que la información contenida está protegida y no puede ser alterada.
Auténtica. Permite verificar la identidad del emisor y del receptor del documento.
Verificable. Gracias al uso de folios registrados, cadenas originales de datos y sellos digitales, el emisor no podrá negar la generación del documento.
Única. Cada folio, su número de aprobación y la vigencia del certificado de sello digital con que se selló el documento, pueden validarse contra el informe mensual e información publicada por el SAT en Internet.

Elementos de la FE

• Datos fiscales del emisor.
• Fecha y hora de generación.
• Datos del cliente.
• Conceptos amparados por la factura.
• Cadena original.
• Año y número de aprobación, folios electrónicos y si es el caso, series.
• Número de certificado del sello digital.
• Sello digital.
• Leyenda, en caso de imprimirse.

Diferencias con la tradicional.

Desde el punto de vista fiscal, la FE y la convencional de papel tienen los mismos efectos y alcances, sin embargo, algunas diferencias son:

Seguridad. La FE cuenta con elementos superiores de seguridad.
Versatilidad. A diferencia de las facturas tradicionales de papel, las FE son creadas, enviadas y almacenadas por medios electrónicos y opcionalmente se pueden imprimir.
Legalidad. Los folios y series en las FE, los proporciona directamente el SAT de manera digital.
Flexibilidad. En las FE, aún cuando sean cientos de partidas por facturar a un mismo cliente, se utiliza sólo un folio.
Legibilidad. En las FE, el sello digital sustituye a la cédula fiscal del contribuyente, elemento a veces no muy legible.

II. ¿Cuándo?

Disposiciones legales.

Por decreto publicado el lunes 7 de diciembre de 2009, en el Diario Oficial de la Federación, se reforman los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación, que entrarán en vigor a partir del 1 de enero de 2011, y que a la letra dicen:
“…Cuando las leyes fiscales establezcan la obligación de expedir comprobantes por las actividades que se realicen, los contribuyentes deberán emitirlos mediante documentos digitales a través de la página del Servicio de Administración Tributaria…”.

“…Los contribuyentes que mediante reglas de carácter general determine el SAT, podrán emitir sus comprobantes fiscales por medios propios o a través de los proveedores de este servicio, cumpliendo con los requisitos que para tal efecto establezca ese órgano descentralizado…”.

“…Tratándose de operaciones cuyo monto NO exceda de $2,000.00, los contribuyentes podrán emitir sus comprobantes fiscales de manera impresa por medios propios o a través de terceros, siempre y cuando reúnan los requisitos que se precisan en el artículo 29-A de este Código…”.

Es importante hacer notar que esta legislación ya pasó por las cámaras, y ya fue promulgada y publicada en los órganos oficiales, por lo que las personas responsables del cumplimiento fiscal en las empresas, deben tomar cartas en el asunto cuanto antes.

III. ¿Cómo?

Antes de gestionar el uso de la FE en la empresa, se deben considerar los siguientes

Requisitos fiscales:

• Tener su certificado de FIEL (Firma electrónica avanzada) vigente.
• Llevar su contabilidad en sistemas computacionales.
• Cumplir con lo dispuesto en el Art. 29 y 29A del Código Fiscal de la Federación.
• Utilizar el estándar tecnológico reconocido por el SAT (anexo 20 de la Resolución Miscelánea fiscal).
• Contar con al menos un certificado de sello digital.
• Solicitar la cantidad de folios a utilizar.

IV. ¿Quién?

El SAT contempla actualmente dos opciones para emitir Comprobantes Fiscales Digitales, en el Artículo 29, el Código Fiscal de la Federación, en su Fracción I, establece:

“…La emisión de los comprobantes fiscales digitales podrá realizarse por medios propios o a través de proveedores de servicios…”.

Proveedores de servicios (terceros autorizados).

Los contribuyentes deberán:

Asegurarse que el proveedor de servicios de generación y envío de comprobantes fiscales digitales ha sido autorizado por el SAT.
Realizar los ajustes necesarios para enviar el contenido de la factura al proveedor autorizado, para que éste genere y envíe el documento en forma digitalizada. En ocasiones, es difícil automatizar e integrar al 100% esta tarea con los procesos administrativos de la empresa.
Estimar bien los costos. Algunos proveedores cobran una renta mensual o anual, mientras que otros cobran un monto específico por factura, que varía según el volumen.

Medios propios.

Esta opción, tiene a su vez dos caminos: la realización de un desarrollo interno o la adquisición de un sistema comercial.

El desarrollo interno requiere de una alta inversión inicial y el resultado no será inmediato, ya que se requiere tiempo de programación, pruebas e integración al sistema administrativo.
La inversión en un sistema comercial es baja y su puesta en marcha es casi inmediata

Ambas opciones contemplan las siguientes obligaciones:

• Reportar al SAT mensualmente información de los CFDs emitidos.
• Conservar en medios electrónicos actualizados los CFDs y tenerlos a disposición de las autoridades fiscales.
• Proveer a la autoridad de una herramienta de consulta de la información de los CFD.
• Expedir comprobantes fiscales digitales globales que amparen las operaciones al público en general (a través del RFC genérico XAXX010101000).
• Expedir comprobantes fiscales para extranjeros (a través del RFC genérico XEXX010101000).

MICROSIP, ¡siempre a la vanguardia en funcionalidad!.

Desde 2007, año en que el SAT permitió el uso de la factura electrónica en nuestro país, MICROSIP fue pionero en el desarrollo de esta revolucionaria herramienta.

Bajo el esquema de medios propios, MICROSIP ofrece soluciones de FE en sus módulos de Ventas y Punto de Venta, cumpliendo con todos los estándares establecidos por el SAT.

De manera integral, la firma ofrece a través de su red nacional de consultores asesoría en todo el proceso de adopción al uso de la FE; desde los trámites que hay qué hacer con la autoridad hacendaria, cumplimiento con las obligaciones fiscales, pruebas de envío y recepción de comprobantes, etc. hasta la capacitación del personal del contribuyente para la generación cotidiana de CFDs.

Ventajas y beneficios.

Agilidad en el proceso y registro contable. Una vez iniciado el uso de CFDs, el manejo de información se vuelve más oportuno y preciso.
Considerables ahorros. Se reflejarán de inmediato en las cuentas de imprenta, mensajería, almacenaje y consultas.
Cumplimiento fiscal. Al atender los requerimientos del SAT, se tiene la tranquilidad que brinda estar al día con la autoridad.
Imagen. El uso de alta tecnología genera una imagen de vanguardia al contribuyente, reafirmando a sus colaboradores y fidelizando a sus clientes.